Procedimientos de trabajo en el CRM de Amigos del Desierto
En esta página se muestra una relación de procedimientos en los que se describe la forma de trabajar en el CRM, en función de las tareas que se hagan.
Nota: Recomendamos que cada vez que se modifica el estado de un participante a un evento y/o de una «Contribución», en el campo de «Nota» se añada un breve comentario con el nombre de la persona que ha hecho el cambio y el motivo. Esto es necesario para facilitar las labores de revisión y supervisión de la diaconía de Tesorería.
PROCEDIMIENTO PARA EXPORTAR LA LISTA DE PARTICIPANTES A EVENTOS CON LOS DATOS NECESARIOS PARA ENVIAR A LA CASA DE ESPIRITUALIDAD
En este documento se describen los pasos a seguir para exportar la lista de los participantes a un evento con todos los datos necesarios para informar a la Casa de Espiritualidad.
- Entrar en Administrar Eventos → Participantes
- Seleccionar Todos los registros
- En “Acciones” elegir la opción “Exportar Participantes”
- En las opciones de exportación elegir “Seleccione campos a exportar”
- En la lista de “Utilizar asignación de campos guardada” elegir el que corresponda:
- Datos-Iniciación
- Datos-Mistagogia
- Datos-Participantes
- Datos-Pascua
- etc…
- Pulsar “Continuar”
- Pulsar el icono de “Descargar fichero”
De esta manera se obtiene una lista en formato hoja de cálculo “Excel” con los siguientes datos:
- Nombre
- Apellidos
- DNI
- Otros documentos
- Calle
- Código postal
- Provincia
- Ciudad
- País
- Teléfono
- Correo electrónico
- Restricciones alimentarias (Nota del participante)
- etc.
PROCEDIMIENTO PARA ENVIAR MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO A LOS PARTICIPANTES DE UN RETIRO
En este documento se describen dos maneras de enviar mensajes de correo electrónico a los participantes de un retiro:
- Envío de mensajes de correo desde el CRM. Esta es la forma más directa y sencilla, siempre que el número de destinatarios sea inferior a 50.
- Envío de mensajes de correo desde un usuario de correo de Amigos del Desierto. Útil cuando el número de destinatarios es superior a 50 o no disponemos de usuarios de acceso al CRM (pero sí de una lista de direcciones de correo de los participantes).
Nota importante: La función de envío de mensajes de correo electrónico está disponible para los usuarios de consulta del CRM.
- Entrar en Administrar Eventos → Participantes
- Seleccionar Todos los registros
- En “Acciones” elegir la opción “Correo electrónico – enviar ahora (a 50 o menos)”
En la pantalla de envío rellenar los siguientes campos:
- Seleccionar el remitente deseado
- Si se desea añadir algún destinatario adicional pulsar el botón «Añadir CCO«
- Usar la plantilla «001.Correo general«
- Rellenar Asunto y el texto
- Adjuntar archivos en su caso
- Pulsar el botón de «Enviar correo electrónico«
Nota importante: Esta función de envío de mensajes de correo electrónico está también disponible para los usuarios de consulta del CRM.
Una vez descargada la lista de participantes a un evento, ésta se puede utilizar para enviar un mensaje de correo electrónico a todos los participantes en el evento. Describimos aquí como hacerlo.
- Descargar la lista de participantes al evento. Esto hacerlo entrando en administración de eventos en el CRM, seleccionando todos los participantes y exportándolos a excel, tal como se ha descrito en un apartado anterior.
- En el fichero excel descargado seleccionar y copiar todas las casillas de la columna de correo electrónico.
- Crear el mensaje desde el buzón correspondiente de AdD, añadiendo asunto, texto y adjuntando los archivos correspondientes.
- En destinatarios del mensaje, activar la casilla «Cco» que significa «Con copia oculta»
- En la casilla «Cco» pegar los correos electrónicos de los participantes, que previamente copiamos en el paso 2.
- Enviar el mensaje
PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS PRESENCIALES EN EL CRM DE AMIGOS DEL DESIERTO
En este documento se describen los pasos a seguir para gestionar los siguientes casos:
- Creación de eventos presenciales en el CRM
- Gestión de listas de espera de participantes a los eventos del CRM
- Gestión de devoluciones a aquellos participantes que por motivos fundamentados causan baja en el evento
- Gestión de aquellos participantes que cancelan su inscripción y piden que el importe ingresado se les guarde para un evento futuro.
El objetivo de este procedimiento es aclarar, simplificar y facilitar las labores de gestión de las diferentes diaconías que intervienen en la gestión de eventos presenciales (Iniciación, Profundización, Mistagogia, EE.CC., Tesorería, etc.)
Nota: Para facilitar las tareas de la Diaconía de Tesorería, las devoluciones de los importes se realizan una vez finalizado el evento.
La creación de los eventos en el CRM correrá a cargo de la Diaconía responsable del evento pero también podrá pedirse su creación a la Diaconía de Soporte. Para ello existen unas plantillas preconfiguradas que facilitan en gran medida la creación de dichos eventos.
Los responsables del evento (típicamente las diaconías de Iniciación, Profundización, Mistagogia y Ejercicios Contemplativos deberán disponer de los siguientes datos respecto del evento a crear:
- Fecha de inicio y de finalización del evento
- Hora de inicio del día de llegada (típicamente las 18:00 o las 19:00 horas)
- Hora de finalización del día de salida (típicamente las 16:00 horas)
- Provincia, localidad y dirección del lugar donde se celebrará el evento.
- Número máximo de participantes.
- Coste del evento
- Fecha de comienzo y de fin del plazo de inscripción (si no se indica otra cosa el plazo de inscripción será desde la fecha de la petición hasta el día del inicio)
- Indicación de si el enlace de inscripción debe publicarse en el calendario web.
Seguidamente la Diaconía de Soporte realizará las siguientes tareas:
- Creación del evento en el CRM
- Alta del evento en el calendario de la página Web, con enlace de inscripción o no en función de las instrucciones recibidas.
- Envío del enlace de inscripción a los organizadores
En los eventos del CRM los participantes que se inscriben en un evento pueden estar en diversos estados, en función de la situación en que se encuentren. Dichos estados se pueden agrupar en dos categorías: los participantes que se consideran inscritos o cuya inscripción está aceptada y aquellos cuya inscripción ha fallado, están en lista de espera o han causado baja por diversos motivos. Relacionamos aquí estos estados:
Estados aceptados (Los contactos en este estado cuentan como participantes al evento):
- Registrado: Este estado significa que la inscripción está correcta y el participante ha completado el pago.
- Pendiente (pago diferido): Este estado sería para aquellos casos excepcionales en que se permite el pago por transferencia bancaria. Se usa para personas que no disponen de tarjeta bancaria (caso de muchos religiosos) o personas que por su edad o circunstancias personales no son capaces de usar una tarjeta bancaria para hacer un pago online.
- Pendiente de lista de espera: Este estado se utiliza cuando queda alguna plaza libre y puede ser ocupada por un participante en lista de espera.
Estados fallidos (no cuentan como participantes al evento):
- Cancelado: Se puede usar para casos diversos.
- Pendiente (transacción incompleta): Este estado se alcanza cuando falla el pago en la pasarela bancaria. El participante puede intentar el pago de nuevo.
- En lista de espera: Cuando el evento se llena los participantes pueden inscribirse en la lista de espera por si quedase alguna plaza libre más adelante.
- Pendiente de transferir: Este estado es para aquellos participantes que han causado baja en un evento y piden que se les guarde el dinero para asistir a otro evento más adelante.
- Reembolso pendiente: Se utiliza para aquellos participantes inscritos y que han pagado pero que en un momento determinado cancelan su inscripción y causan baja en el evento y piden la devolución del importe ingresado.
- Transferido: Se utiliza este estado para aquellos casos en que la inscripción se transfiere a otro evento.
- Devolución: Tesorería de AdD pone a los participantes que han cancelado su inscripción en este estado una vez que han realizado la devolución del importe ingresado.
Además de esto hay que tener en cuenta que en la definición del evento hay una serie de parámetros que influyen directamente en la gestión de las listas de espera. Son los siguientes:
- Número máximo de participantes: Este valor es muy importante como luego veremos
- ¿Ofrecer una Lista de Espera?: Debe estar configura en “Sí”
- Fecha de comienzo de la inscripción: Debe ser anterior a la fecha actual
- Fecha de finalización de la inscripción: Debe ser posterior a la fecha actual
Cuando el número de participantes inscritos alcanza el valor del número máximo de participantes, los interesados pueden inscribirse en la lista de espera con el estado de “En lista de espera”.
En el momento en que un participante inscrito manifiesta su renuncia a la participación en el evento da lugar el siguiente proceso:
- Un participante en estado “Registrado” (y que por lo tanto ha realizado el pago del evento) manifiesta su renuncia a participar en el evento.
- Se cambia manualmente el estado de dicho participante a “Reembolso pendiente” o al estado de “Pendiente de transferir” por lo que queda automáticamente una plaza libre en el evento.
- Se cambia manualmente el estado de un participante que está en “En lista de espera” al estado de “Pendiente de lista de espera”. En dicho momento el participante recibe automáticamente desde el CRM un mensaje de correo electrónico con un enlace personalizado para realizar el pago del evento. Es conveniente contactar previamente con el participante para confirmar que persiste su interés en participar en el retiro.
- En el momento en que el participante, utilizando el enlace recibido, realiza el pago queda inscrito en estado de “Registrado”
Para que esto sea posible deben darse las siguientes condiciones:
- El número de participantes en estados aceptados (Registrados + Pendientes de lista de espera) no puede superar el número máximo de participantes en el evento.
- La fecha de inscripción debe estar abierta
- No puede haber ningún participante en estado de “Devolución”
Nota importante: En ocasiones es necesario aumentar el número máximo de participantes por encima de la suma de Registrados + Pendientes de lista de espera. No sabemos exactamente porqué ocurre esto pero si el participante, al intentar inscribirse con el enlace recibido, recibe un mensaje de que el evento está lleno es necesario aumentar el número máximo de participantes. Esto no es problema ya que mientras haya participantes en la lista de espera el sistema no dejará que nadie se inscriba a no ser que reciba el enlace por estar en estado de “Pendiente de lista de espera”.
Para facilitar la gestión de participantes en los eventos se han creado una serie de informes con las personas que están en cada uno de los estados habituales. Estos informes son los siguientes:
- Participantes – Devolución realizada
- Participantes – En Lista de Espera
- Participantes – Pendientes (pago diferido)
- Participantes – Pendientes de lista de espera
- Participantes – Pendientes de transferir
- Participantes – Reembolso pendiente
- Participantes – Transferidos
- SOL → Persona solicitante de RI (o de otro tipo de evento, en su caso)
- INI → Diaconía de Iniciación (Profundización, Mistagogia o EECC, en su caso)
- TES → Diaconía de Tesorería
- SOP → Diaconía de Soporte
Pulsa aquí para descargar el diagrama de estados
OTROS PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR LOS PARTICIPANTES DE UN EVENTO Y HACER LOS CAMBIOS DE ESTADO NECESARIOS
Se trata de gestionar la diferente casuística que se da habitualmente respecto de los participantes inscritos a un evento. En este documento se tratan los siguientes casos:
- Caso 1: Participantes que no se presentan al evento o que cancelan su asistencia sin la antelación suficiente.
- Caso 2: Participantes que piden ser transferidos a otro evento distinto, avisando con antelación suficiente.
- Caso 3: Participantes que cancelan su asistencia con antelación suficiente y se les guarda el importe de inscripción y pasan al estado de “Pendiente de transferir” a otro evento.
- Caso 4: Participantes que cancelan su asistencia por causa mayor y solicitan la devolución del importe ingresado.
Nota importante: en este documento cada vez que se indica un correo electrónico de tipo nombre@ se refiere a nombre@amigosdeldesierto.org
Correos electrónicos usados en este procedimiento:
- Diaconía de Soporte: soporte@amigosdeldesierto.org
- Diaconía de Tesorería: tesoreria@amigosdeldesierto.org
- Diaconía de Tesorería: control@amigosdeldesierto.org
Este documento es de aplicación a los retiros organizados por las siguientes diaconías:
- Iniciación
- Profundización
- Ejercicios Contemplativos
- Mistagogia
- Expansión
- Cualquier otra diaconía que en un momento dado organize retiros de silencio o de amistad.
Cuando un participante no se presenta al retiro o cancela su asistencia sin la antelación suficiente (en julio de 2024 esta antelación mínima está fijada en dos semanas) el importe pagado en la preinscripción se pasa a “Ayuda a un meditador” (BAM, bolsa de ayuda a un meditador). Los pasos a dar son los siguientes:
La diaconía responsable de la organización del retiro realizará las siguientes tareas:
- En primer lugar comunicar por correo electrónico esta circunstancia al participante, avisándole que el importe de su inscripción pasará a la bolsa de ayuda a un meditador.
- En segundo lugar modificar el estado del participante en el evento a “Transferido ayuda meditador” y añadir una nota indicando quién lo ha hecho (Transferido BAM por Xxxxxxx). Se muestra pantallazo a continuación:
- En tercer lugar modificar la contribución correspondiente con los siguientes datos:
- Campaña: Ayuda a un meditador
- En “Página de contribución” de “Detalles adicionales” elegir “Ayuda a un meditador”
- Añadir una nota indicando quién lo ha hecho.
En este caso se procede de la siguiente manera:
- Se cambia el estado del participante en el evento origen a “Transferido”.
- Se inscribe manualmente al participante en el evento destino en estado de “Registrado”. No se añade ni modifica ningún dato del pago. Se añade en la inscripción una nota indicando que el participante viene transferido de otro retiro.
La diaconía responsable del retiro deberá informar al participante de que el cambio ha sido realizado.
En muchas ocasiones los participantes a un evento que causan baja por motivos justificados piden que el dinero que han ingresado se les guarde para asistir a un retiro posterior. En estos casos se debe seguir el siguiente procedimiento en el CRM:
- Cuando el participante comunica que desea causar baja en un evento y pide que el dinero ingresado se le guarde para un evento posterior hay que cambiar el estado del participante a “Pendiente de transferir”
- Posteriormente, cuando el participante comunica que desea participar en otro evento hay que:
- Registrar manualmente al participante en el evento nuevo en estado de “Registrado” (previamente se debe comprobar que hay plazas libres en el evento)
- En el evento antiguo cambiar el estado de “Pendiente de transferir” a “Transferido”
Para facilitar esto, en el CRM se ha creado un informe que permite sacar un listado de todos los participantes en eventos que están en estado de “Pendiente de transferir”. Se accede a dicho informe en la siguiente ruta: Informes → Informes de eventos → Participantes – Pendientes de transferir
También se ha creado un informe que permite sacar un listado de todos los participantes en eventos y que están en estado de “Transferido”. Se accede a dicho informe en la siguiente ruta: Informes → Informes de eventos → Participantes – Transferidos
Las personas inscritas que renuncian a su participación en el evento y piden el reembolso del importe adelantado deben ser colocadas manualmente en estado “Reembolso pendiente”
Una vez finalizado el evento debe de enviarse una lista a Tesorería con los nombres de las personas que están en estado de “Reembolso pendiente” a las que hay que realizar la devolución de los importes.
Tesorería procederá a la devolución de dichos importes y pasará el estado de dichos participantes a “Devolución”. Asimismo se modificará la contribución del CRM para cancelar el pago.
Para facilitar esto, en el CRM se ha creado un informe que permite sacar un listado de todos los participantes en eventos que están en estado de “Reembolso pendiente”. Se accede a dicho informe en la siguiente ruta: Informes → Informes de eventos → Participantes – Reembolso pendiente
En los eventos en que el pago tenga consideración de “Donación” (habitualmente eventos online) nunca se realizarán devoluciones, ya que una donación no es susceptible de devolución.
PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR LA INSCRIPCIÓN DE PARTICIPANTES EN EVENTOS DEL CRM EN AQUELLOS CASOS EXCEPCIONALES EN LOS QUE SE HACE NECESARIO REALIZAR EL PAGO MEDIANTE TRANSFERENCIA BANCARIA
La forma recomendada y habitual de realizar el pago de las inscripciones a los eventos organizados por Amigos del Desierto es mediante el uso de tarjeta bancaria (o pasarela de pago Paypal para América). Sin embargo existen ciertos casos excepcionales en que dicho pago resulta especialmente dificultoso para el participante.
En este documento se describen los pasos a seguir para gestionar la inscripción de participantes a eventos en aquellos casos en que el pago debe hacerse por transferencia tales como los siguientes:
- Inscripciones de religiosos que no disponen de tarjeta de crédito
- Inscripciones de personas de edad avanzada con dificultades para manejar equipos informáticos
Cuando la persona responsable de un evento detecta un caso como los descritos en el apartado anterior, puede iniciar el proceso de inscripción mediante transferencia, que consiste en los siguientes pasos:
- Comunicar la incidencia por correo electrónico a Tesorería, Control y Soporte indicando los siguientes datos:
- Nombre del participante
- Evento en que desea inscribirse
- Motivo justificado para el pago por transferencia.
- El mensaje debe enviarse a las siguientes direcciones de correo:
- tesoreria@amigosdeldesierto.org
- control@amigosdeldesierto.org
- soporte@amigosdeldesierto.org
- Comunicar al participante mediante correo electrónico que debe seguir los siguientes pasos:
- Realizar una transferencia bancaria a la cuenta de código IBAN ES43-2100-1601-4313-0012-5628 indicando su nombre en el concepto de la transferencia (en caso de transferencia internacional hay que indicar también el código SWIFT de la entidad bancaria que es CAIXESBBXXX)
- Enviar copia del justificante de la transferencia por correo electrónico.
- Una vez recibida la confirmación de la transferencia, enviar copia del justificante de la transferencia a Tesorería y Control con copia a Soporte.
- tesoreria@amigosdeldesierto.org
- control@amigosdeldesierto.org
- soporte@amigosdeldesierto.org
- A continuación, el responsable del evento registrará manualmente al participante en estado de “Registrado” poniendo especial atención a la información de pago:
- Marcar (en caso de que no lo estuviera) la casilla de “¿Registrar pago?” y rellenar la información del pago (habitualmente el sistema completa estos datos automáticamente):
- Tipo de financiación: Precio del evento sin IVA
- Cantidad: la que corresponda
- Recibido: Fecha de la transferencia
- Estado de pago: “Completo”
- Método de pago: “Transferencia bancaria”
- Marcar (en caso de que no lo estuviera) la casilla de “¿Registrar pago?” y rellenar la información del pago (habitualmente el sistema completa estos datos automáticamente):
En caso de que se desee asegurar la reserva de plaza al participante (típicamente porque queden pocas plazas libres en el evento) el responsable del evento inscribirá manualmente (previamente a los pasos relacionados en el apartado anterior) al participante en el evento en estado de “Pendiente (pago diferido)” teniendo la precaución de actualizar el valor del “Estado de pago” a “Pendiente”. Con ello se asegura la reserva de plaza al participante.
Posteriormente y una vez recibido el pago deberá cambiarse el estado del participante a “Registrado” y el estado de pago a “Completado”
En caso de que el participante cancele su participación antes de realizar la transferencia debe cambiarse el estado del participante a “Cancelado”
El resto del proceso es el mismo que en el caso normal.
ERRORES MAS FRECUENTES EN LAS INSCRIPCIONES A EVENTOS DE ADD
En el siguiente enlace se muestra una página con información y recomendaciones a seguir en el proceso de inscripción en los eventos de Amigos del Desierto.
-Info inscripciones